Situation
Notre client - une société mondiale de gestion d'investissements - est en train de déployer un nouveau système de gestion des ordres et de négociation : Bloomberg AIM. Open Web Technology a été approché par leur CFO avec la tâche de préparer les différentes unités d'affaires et les parties prenantes IT pour assurer une transition en douceur.
Approche
À notre arrivée, nous nous sommes vus confrontés à une structure de processus très désorganisée : Au lieu d'adopter une approche systématique pour s'assurer que les exigences étaient parfaitement comprises, les équipes de projet se contentaient de précipiter la mise en œuvre de nouveaux systèmes informatiques. Cette situation est particulièrement dangereuse dans les environnements SaaS (Software as a Service), qui sont généralement très perturbateurs par nature et caractérisés par des cycles de publication plus rapides.
Afin d'aider l'équipe de projet de notre client à prendre du recul et de
garantir l'alignement de toutes les parties prenantes, nous avons appliqué
une approche sur mesure pour documenter les processus opérationnels : Tout
d'abord, nous avons accordé suffisamment de temps pour comprendre en
profondeur le statu quo, en observant les différentes équipes dans leur
routine quotidienne.
Après cette analyse, nous sommes passés à la définition des futurs
processus, en étroite collaboration avec l'équipe de projet, qui ont ensuite
été testés avec les principales parties prenantes lors de "réunions de
validation" dédiées.
La conception, la formalisation et la validation de ces processus d'affaires n'ont pas seulement aidé tous les chefs de division à comprendre les nouveaux rôles et responsabilités de leurs équipes, mais ont également servi de base à la création d'un ensemble de matériel de formation complet pour les gestionnaires de portefeuille nouvellement embauchés, ainsi que pour les informaticiens.
Ce travail a révélé des informations précieuses sur les angles morts et les goulets d'étranglement restants et nous a aidés à identifier les possibilités d'optimisation des processus existants, qui ont été utilisées en retour pour faciliter la mise en œuvre. Une fois le projet achevé, les effets se sont immédiatement fait sentir : alors qu'il fallait auparavant deux jours pour traiter une seule transaction, la même tâche peut désormais être accomplie en 5 minutes - une amélioration spectaculaire !