Situation
Notre client, un important groupe de cliniques privées suisses, nous a chargés de numériser et d'optimiser le processus de facturation de l'un de ses établissements. Nous avons développé une solution numérique personnalisée qui rend le processus plus rapide, sans papier et moins sujet aux erreurs. Encouragé par ce succès, notre client a immédiatement souhaité que nous étendions cette solution aux autres cliniques du groupe.
Douze autres établissements ont dû passer à un processus de facturation entièrement numérique en 18 mois. Open Web Technology a été chargé d'adapter la solution à un plus grand nombre de cliniques et de mener la transformation parmi elles.
Approche
L'approche suivante a été appliquée successivement à chaque établissement pour assurer une transition sans heurts et minimiser les perturbations des activités médicales quotidiennes.
1. Analyse du processus de facturation actuel
Si les processus de base de toutes les cliniques sont similaires, chaque structure a ses propres subtilités résultant de la spécialisation de la clinique, des lois régionales et de la pratique historique. Des entretiens avec plusieurs parties prenantes et utilisateurs potentiels de la solution nous ont fourni des informations détaillées sur le processus de facturation.
2. Présentation de la solution et du processus futur
Les futurs processus numérisés ont fait l'objet d'une étude approfondie afin d'identifier les défis à relever pendant la transformation et de proposer des solutions opportunes allant de développements supplémentaires à la refonte des processus. Les parties prenantes ont également été invitées à visiter la solution dans d'autres cliniques, à échanger leurs points de vue sur le processus de changement et à obtenir un retour sur la solution.
3. Formation des utilisateurs
Avec une image claire de ce qu'était le processus précédent et de ce à quoi il ressemblerait après la numérisation, nos consultants se sont rendus sur place pour former les infirmières, les comptables et les médecins qui bénéficieraient du nouveau processus. Nos consultants les ont accompagnés dans leurs tâches quotidiennes et ont expliqué en détail ce qui allait changer dans leur travail quotidien, ont dissipé leurs inquiétudes et se sont assurés que chacun d'entre eux s'habitue à la nouvelle solution avant son introduction.
4. Facturation parallèle à l'aide des deux systèmes
Afin d'assurer une transition en douceur et d'éviter les pertes de facturation, une période de facturation parallèle a été prescrite pour chaque clinique. Pendant cette période, des patients choisis au hasard sont facturés selon l'ancien et le nouveau processus et les résultats sont comparés. Ce dernier garde-fou mettrait en évidence toute particularité de facturation restante ainsi que les avantages financiers de la solution numérique. Une fois que les parties prenantes ont été convaincues de la solidité de la solution, le processus papier a été abandonné et le processus de facturation numérique a été complètement mis en place.
Grâce au travail d'Open Web Technology, le processus de facturation de douze cliniques est désormais sans papier et beaucoup plus efficace. Les points clés sur lesquels reposait la transformation étaient les suivants :
- Comprendre en profondeur le processus que vous souhaitez transformer
- Impliquer toutes les parties prenantes dès le début
- assurer une transition en douceur et prendre en compte les besoins des utilisateurs.
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