Mit der Ausbreitung des Coronavirus ist das Bedürfnis, Verträge digital und rechtsgültig zu unterzeichnen, stark gestiegen.

Der Bundesrat erleichtert die Nutzung der elektronischen Signatur für einen Zeitraum von sechs Monaten, der verlängert werden kann. Mit dieser Regelung, will der Bundesrat nun persönliche Kontakte in der Bevölkerung vermeiden. Sie wird aber auch dazu beitragen, dass sich die elektronische Signaturlösung nach dem Ende der Krise besser durchsetzt.

Dieser Artikel gibt Ihnen eine kurze Einführung in die elektronische Signatur und erklärt Ihnen, welche Vorteile sie Ihnen bietet.

Was ist die elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur oder e-Signatur ist ein Symbol oder andere Daten in digitaler Form, die einem elektronisch übermittelten Dokument beigefügt werden, um die Absicht des Absenders, das Dokument zu unterzeichnen, zu bestätigen. Diese Art der Unterschrift hat die gleiche rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Drei Stufen der Zuverlässigkeit nach eIDAS und Zertes

Im Juli 2016 trat die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) in Kraft, die besagt, dass alle in Europa ansässigen Organisationen, die digitale Dienste anbieten, elektronische Identifizierungen aus allen EU-Mitgliedstaaten anerkennen müssen.

Diese Entscheidung stärkt und standardisiert die elektronischen Transaktionen der 28 europäischen Mitgliedsstaaten. Die Verordnung unterscheidet drei verschiedene Signaturstufen von rechtlichem Gewicht: Einfache E-Signatur, fortgeschrittene E-Signatur und qualifizierte E-Signatur.

Es ist daher wichtig zu untersuchen, welche Art von Signatur für Ihre Geschäftsabläufe und Workflows erforderlich ist. Dies hängt vor allem von der Art der zu authentifizierenden und zu signierenden Dokumente und dem allgemeinen rechtlichen Kontext ab.

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Drei Gründe, in ein elektronisches Signaturprojekt zu investieren

1. Sparen Sie Zeit und damit Geld: Schalten Sie die betriebliche Effizienz frei

Eine schnellere Abwicklung

Mit einer Lösung für elektronische Signaturen, die in Ihren Arbeitsablauf integriert ist, können elektronische Dokumente jederzeit, überall und auf jedem Gerät gesendet, empfangen und unterzeichnet werden. Sie können eine Unterschrift von Ihrem Kunden in Singapur anfordern oder von Ihrem Manager, der gerade in einem Zug nach Paris sitzt. Durch die sofortige Unterzeichnung von Dokumenten wird Ihr Unternehmen einen schnelleren Umsatz, zufriedenere Kunden und somit eine insgesamt bessere Nutzererfahrung auf allen Ebenen Ihres Unternehmens erzielen. Die elektronischen Dokumente werden in wenigen Minuten versendet und signiert, mit der Garantie, dass die Dokumente von ihrem Absender erstellt und anschließend sicher online zurückgeschickt wurden. Es gibt keine tage- oder wochenlangen Warte- oder Verzögerungszeiten.

Kosteneinsparung

Die Kosten für Verwaltungsaufgaben wie Drucken, Kopieren, Kurierdienst, Scannen und Versenden von Papierdokumenten entfallen. Alles wird mit wenigen Klicks von einem Computer, einem Tablet oder einem Smartphone aus erledigt.

Effizienter Arbeitsablauf

Die elektronische Signatur hat den Austausch und die Unterzeichnung von Dokumenten einfacher und unkomplizierter gemacht. Statt zu drucken, zu unterschreiben und zu scannen, werden nun elektronische Dokumente hochgeladen und auf sichere Weise ausgetauscht, ohne dass es zu Komplikationen kommt. Während sich der digitale Wandel auf vielen Unternehmensebenen vollzieht, wird der digitale Prozess allzu oft unterbrochen, wenn eine Handunterschrift erforderlich ist. Durch die Implementierung der digitalen Signatur in Ihren Arbeitsablauf können Ihre Dokumente endlos geteilt werden, während sie digital an einem Ort aufbewahrt werden und ihr rechtlich verbindlicher Wert erhalten bleibt.

2. Schaffen Sie einen Wettbewerbsvorteil durch bessere Kundenerfahrung

Verbessern Sie die Kundenzufriedenheit

Mit den zunehmenden E-Commerce-Aktivitäten und der wachsenden Verbreitung von Smartphones steigen die Erwartungen der Kunden an Online-Dienste ständig. Die Rationalisierung Ihrer gesamten Wertschöpfungskette durch den Einsatz von Software für digitale Signaturen ist der Weg zu einer vollständigen digitalen Reise für Ihre Kunden und ein Mittel, um mit der Konkurrenz Schritt zu halten.

Umweltfreundliche Lösung

Die elektronische Signatur bietet die Möglichkeit, einen neuen papierlosen Prozess einzuführen, der den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen und damit auch den CO2-Fußabdruck erheblich reduziert.

Bequemlichkeit und Benutzerfreundlichkeit

Die Bedeutung einer guten Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen allen Beteiligten wird den Unternehmen immer mehr bewusst, da es immer seltener wird, dass Teams aus der Ferne arbeiten. Die Software für digitale Signaturen ermöglicht eine Fernauthentifizierung, die den gesamten Unterzeichnungsprozess für Kunden und Teams bequemer macht.

3. Implementierung eines zuverlässigen, sicheren und rechtskonformen Prozesses

Konformität & Nachvollziehbarkeit

Die Software für elektronische Signaturen gewährleistet die Einhaltung der geltenden Steuer- und Verwaltungsnormen und damit die Rechtssicherheit. Außerdem bietet die Software ein Archivierungssystem, das die Integrität des elektronischen Dokuments garantiert und eine einfache Konsultation ermöglicht.

Detaillierte rechtliche Nachweise

Elektronische Signaturen sind in den meisten Ländern rechtlich anerkannt. Die qualifizierte elektronische Signatur wird genauso wie eine handschriftliche Unterschrift anerkannt und akzeptiert. Das elektronisch signierte Dokument bietet mehr rechtsverbindliche Informationen aus dem nachvollziehbaren Protokoll der Ereignisse des Dokuments als ein Papierdokument. E-signierte Dokumente sind daher im Falle eines Rechtsstreits besser durchsetzbar.

Eine hochsichere Lösung

Elektrische Signaturen sind sicherer als herkömmliche Signierverfahren. Mit einem verschlüsselten öffentlichen Schlüssel versehen, identifiziert und authentifiziert die digitale Signatur das Dokument und den Unterzeichner besser als ein durchschnittliches Dokument. Sobald eine Person identifiziert ist und ihre Unterzeichnungsabsicht bestätigt hat, wird ein elektronisches Zertifikat ausgestellt, das die Rechtsgültigkeit der unterzeichneten Dokumente garantiert.

Um mehr darüber zu erfahren, wie die elektronische Signatur Ihr Unternehmen verbessern und Kosten senken kann, besuchen Sie unsere spezielle Seite! Oder kontaktieren Sie uns, wenn Sie wissen möchten, wie Sie eSignaturen in Ihre Geschäftsprozesse integrieren können!

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