Lage
Unser Kunde - eine weltweit tätige Vermögensverwaltungsgesellschaft - führt derzeit ein neues Auftragsverwaltungs- und Handelssystem ein: Bloomberg AIM. Open Web Technology wurde vom CFO des Unternehmens mit der Aufgabe betraut, die verschiedenen Geschäftsbereiche und IT-Stakeholder vorzubereiten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Herangehensweise
Bei unserer Ankunft sahen wir uns mit einer sehr unorganisierten Prozessstruktur konfrontiert: Anstatt systematisch sicherzustellen, dass die Anforderungen vollständig verstanden wurden, haben die Projektteams die Implementierung neuer IT-Systeme einfach überstürzt. Dies ist besonders gefährlich in Software as a Service (SaaS)-Umgebungen, die im Allgemeinen sehr störungsanfällig sind und sich durch schnellere Release-Zyklen auszeichnen.
Um dem Projektteam unseres Kunden zu helfen, einen Schritt zurückzutreten,
und um sicherzustellen, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen, haben
wir einen maßgeschneiderten Ansatz für die Dokumentation der
Geschäftsprozesse gewählt: Zunächst haben wir uns ausreichend Zeit genommen,
um den Status quo zu verstehen und die verschiedenen Teams bei ihrer
täglichen Arbeit zu beobachten.
Im Anschluss an diese Analyse definierten wir in enger Zusammenarbeit mit
dem Projektteam die künftigen Prozesse, die dann in speziellen
"Validierungssitzungen" mit den wichtigsten Beteiligten getestet wurden.
Die Gestaltung, Formalisierung und Validierung dieser Geschäftsprozesse half nicht nur allen Abteilungsleitern, die neuen Rollen und Verantwortlichkeiten ihrer Teams zu verstehen, sondern diente auch als Grundlage für die Erstellung eines umfassenden Schulungsmaterials für neu eingestellte Portfoliomanager sowie für die IT.
Diese Arbeit brachte wertvolle Erkenntnisse über verbleibende blinde Flecken und Engpässe zutage und half uns, Möglichkeiten zur Optimierung bestehender Prozesse zu ermitteln, die wiederum zur Unterstützung der Umsetzung genutzt wurden. Nach Abschluss des Projekts waren die Auswirkungen sofort spürbar: Während die Bearbeitung eines einzelnen Geschäfts vorher 2 Tage dauerte, kann dieselbe Aufgabe jetzt in 5 Minuten erledigt werden - eine dramatische Verbesserung!
