Situation
In diesem Zusammenhang wandte sich der COO an OWT, um eine zentralisierte Initiative zur Abbildung der Prozesse seiner Organisation zu starten. Die folgenden Ziele wurden festgelegt:
- Identifizierung, Bewertung und Dokumentation der wichtigsten
Geschäftsprozesse ("IST")
(Ist-Zustand") - Entwicklung von Lösungen zur Verbesserung der Schlüsselprozesse, um die oben genannten Herausforderungen zu bewältigen ("SOLL")
- Etablierung einer Prozessoptimierungsmethodik und -kultur im gesamten Unternehmen
Diese Initiative war für das Unternehmen in Bezug auf Umfang und Zielsetzung bahnbrechend, da nur wenige Geschäftsbereiche ihre Prozesse dokumentierten (keiner mit einem End-to-End-Ansatz). Es fehlten gemeinsame Darstellungsregeln und Softwaretools für die Prozessdokumentation. Außerdem gab es keine Kultur der kontinuierlichen Prozessverbesserung und Leistungsverfolgung (KPIs).
Ansatz
Auf der Grundlage unserer langjährigen Erfahrung bei der Umgestaltung von Organisationen wandte OWT einen pragmatischen Ansatz an, bei dem unsere verfeinerte Brown-Paper-Methodik zum Einsatz kam. Jede Prozessüberprüfung umfasste 5 Schlüsselschritte:
Definieren des Prozessumfangs, des Verbesserungshebels und der damit verbundenen Zielvorgaben (KPIs).
Durchführung von Interviews mit Managern und Run-Throughs mit allen Prozessbeteiligten.
Abbildung des Ist-Prozesses auf braunem Papier, das an der Wand hängt, einschließlich der Schmerzpunkte des Prozesses, der Verbesserungsideen und der damit verbundenen laufenden Initiativen.
Durchführung von Workshops, um den idealen Soll-Prozess zu entwerfen. Definieren Sie den Zielprozess mit Hilfe von Ratschlägen interner und externer Experten sowie der Einschätzung der Wettbewerber.
Erstellung eines Aktionsplans mit kurz-, mittel- und langfristigen Verbesserungen, die aufgrund ihrer Komplexität und ihres erwarteten Nutzens nach Prioritäten geordnet sind.
Das OWT-Team leitete die Initiative mit zwei Pilotprozessen ein, an denen mehrere Abteilungen beteiligt waren. Auf diese erste Phase folgten neue Prozesse, die von den Geschäftsbereichen selbst optimiert wurden. Bei Bedarf half unser Team bei der Definition der Ziellösung aus technischer Sicht (Spezifikationen) und beim Management der Implementierung. Parallel dazu führte OWT die Auswahl eines Prozessabbildungswerkzeugs durch und definierte eine Abbildungsmethodik für die Gruppe, um Prozesse digital abzubilden, zu speichern, abzurufen und unternehmensweit wiederzuverwenden.
Die zweimonatige Pilotphase half uns, eine breite Akzeptanz der Methodik in der gesamten Organisation zu erreichen. Heute, 6 Monate später, sind mehr als 10 End-to-End-Prozesse überprüft worden und weitere werden folgen. Die Kommunikation mit der IT-Abteilung hat sich drastisch verbessert, da die Geschäftsteams nun Verbesserungsvorschläge mit einem klar definierten Geschäftsfall und einer End-to-End-Perspektive vorlegen.
