Situation

Unser Kunde, eine führende Gruppe von Schweizer Privatkliniken, beauftragte uns mit der Digitalisierung und Optimierung des Rechnungsstellungsprozesses eines seiner Häuser. Es wurde eine maßgeschneiderte digitale Lösung entwickelt, die den Prozess schneller, papierlos und weniger fehleranfällig macht. Ermutigt durch diesen Erfolg, wollte unser Kunde sofort, dass wir diese Lösung auf die anderen Kliniken der Gruppe ausweiten.

Zwölf weitere Einrichtungen mussten innerhalb von 18 Monaten auf einen vollständig digitalen Rechnungsstellungsprozess umstellen. Open Web Technology wurde gebeten, die Lösung an eine größere Anzahl von Kliniken anzupassen und die Umstellung bei ihnen zu leiten.

Ansatz

Der folgende Ansatz wurde sukzessive auf jede Einrichtung angewandt, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten und die Unterbrechung der täglichen medizinischen Aktivitäten so gering wie möglich zu halten.

1. Analyse des derzeitigen Rechnungsstellungsprozesses

Während die Kernprozesse in allen Kliniken ähnlich sind, hat jede Struktur ihre eigenen Feinheiten, die sich aus der Spezialisierung der Klinik, den regionalen Gesetzen und der historischen Praxis ergeben. Durch Interviews mit mehreren Beteiligten und potenziellen Nutzern der Lösung erhielten wir detaillierte Informationen über den Rechnungsstellungsprozess.

2. Präsentation der Lösung und des zukünftigen Prozesses

Die künftigen digitalisierten Prozesse wurden eingehend untersucht, um Herausforderungen bei der Umstellung zu ermitteln und zeitnahe Lösungen vorzuschlagen, die von zusätzlichen Entwicklungen bis zur Neugestaltung der Prozesse reichen. Die Beteiligten wurden außerdem eingeladen, die Lösung in anderen Kliniken zu besichtigen, sich über den Veränderungsprozess auszutauschen und Feedback zur Lösung einzuholen.

3. Schulung der Benutzer

Mit einem klaren Bild davon, wie der bisherige Prozess aussah und wie er nach der Digitalisierung aussehen würde, begaben sich unsere Berater vor Ort, um die Krankenschwestern, Buchhalter und Ärzte zu schulen, die von dem neuen Prozess profitieren würden. Unsere Berater begleiteten sie bei ihren täglichen Aufgaben und erklärten ausführlich, was sich in ihrer täglichen Arbeit ändern würde, zerstreuten ihre Bedenken und sorgten dafür, dass sich jeder von ihnen vor der Einführung mit der neuen Lösung vertraut machte.

4. Parallele Rechnungsstellung mit beiden Systemen

Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und Abrechnungsverluste zu vermeiden, wurde für jede Klinik ein Zeitraum der Parallelabrechnung vorgeschrieben. Während dieser Zeit werden stichprobenartig Patienten sowohl nach dem alten als auch nach dem neuen Verfahren abgerechnet und die Ergebnisse verglichen. Diese letzte Sicherheitsvorkehrung sollte etwaige verbleibende Besonderheiten bei der Rechnungsstellung sowie die finanziellen Vorteile der digitalen Lösung aufzeigen. Sobald die Beteiligten von der Stärke der Lösung überzeugt waren, wurde der Papierprozess eingestellt und der digitalisierte Abrechnungsprozess vollständig eingeführt.

Ergebnisse

Dank der Arbeit von Open Web Technology ist der Abrechnungsprozess von zwölf Kliniken jetzt papierlos und viel effizienter. Die wichtigsten Punkte, von denen die Umstellung abhing, waren:

  1. denProzess, den man umgestalten möchte, genau zu verstehen
  2. Alle Beteiligten von Anfang an einbeziehen
  3. Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs und Berücksichtigung der Bedürfnisse der Nutzer

Erfahren Sie hier mehr über die Digitalisierung im Gesundheitswesen oder lesen Sie mehr Fälle aus dem Gesundheitswesen hier

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